W pracy spędzamy prawie połowę swojego życia, a po pracy mamy mnóstwo innych obowiązków. Czy na pewno jedyne, o czym marzymy w wolnej chwili, to spędzanie czasu w kuchni? Zdecydowanie nie! Rozwiązaniem jest zakup cateringu – dla siebie i dla swoich pracowników. A jak to wygląda z punktu finansowego?

Wrzucić w koszty firmy, czy nie wrzucić? Oto jest pytanie! Zarówno Ty, jak i Twoi pracownicy musicie spożywać zbilansowane posiłki, żeby mieć energię do działania. I tutaj wkracza  ona, dieta pudełkowa. Pozwala oszczędzić czas, zdrowo się odżywiać, dbać o zdrowie i dobre samopoczucie.

W tym miejscu od razu pojawia się pytanie – czy wydatki związane z cateringiem dietetycznym można wrzucić w koszty prowadzonej działalności gospodarczej? Sprawdźmy!

Czy catering dietetyczny można wrzucić w koszty prowadzenia działalności gospodarczej?

Odpowiedź nie jest taka oczywista. Jedyna słuszna brzmi: i tak, i nie. Oznacza to, że w przypadku diety pudełkowej sprawa odrobinę się komplikuje. Tak, komplikacje mogą również wtargnąć w strefę zdrowych posiłków.

Zgodnie z zasadami zdrowa dieta i związane z nią wyżywienie służą zaspokajaniu potrzeb osobistych, a nie zawodowych. Ale!  Są pewne odstępstwa od normy. Jeśli koszty zostaną poniesione w związku z działalnością gospodarczą, wówczas catering dietetyczny może zostać uznany za koszt firmowy. Dotyczy to następujących sytuacji:

1. Catering dla pracowników – jako pracodawca zatrudniasz pracowników i zapewniasz im posiłki, wówczas taki wydatek możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, ale pracownicy muszą być zatrudnieni na umowę o pracę. Ponadto:

• wyżywienie wynika z obowiązku pracodawcy, aby poprawić pracownikom warunki pracy,
• posiłki nie mają charakteru reprezentacyjnego, czyli nie są „na pokaz”,
• są formą benefitu, który poprawia efektywność pracy.

2. Catering na spotkania z klientami – jeśli Twoja praca wiąże się z częstymi spotkaniami biznesowymi i zamawiasz na nie catering pudełkowy, wówczas możesz wrzucić to w koszty, ale pod pewnymi warunkami:

• spotkanie nie może mieć cech reprezentacji, czyli nie jest to obiad lub kolacja w restauracji,
• spotkanie musi mieć charakter roboczy, np. w celu omówienia planu działania.

3. Catering dietetyczny jest częścią projektu firmowego, na przykład:

• prowadzisz kanał na YouTube o zdrowym stylu życia,
• jesteś dietetykiem i testujesz różne rodzaje diet dla klientów,
• jesteś trenerem personalnym i zajmujesz się recenzowaniem diet pudełkowych.

Podsumowując, jeśli wydatek ma zostać zaakceptowany jako koszt uzyskania przychodu, musi być odpowiednio udokumentowany – to raz, a ponadto przeznaczony dla pracowników etatowych lub wykorzystywany jako poczęstunek dla kontrahentów.

*Jeśli dietę zamawiasz wyłącznie dla siebie, bez związku z działalnością gospodarczą, to jest ona kosztem o charakterze prywatnym i nie można jej odliczyć.

** Nie można ująć diety pudełkowej w koszty prowadzenia firmy, jeśli jest to jednoosobowa działalność gospodarcza. Wyjątkiem są poczęstunki dla klientów oferowane w siedzibie firmy.

Jakie są zasady wliczania cateringu dietetycznego w koszty firmy oraz jak odliczyć wydatki na catering dla pracowników?

Podstawowa zasada brzmi: jeśli catering dietetyczny ma zostać wliczony w koszty firmy, musi być związany bezpośrednio z działalnością przedsiębiorstwa (np. catering dla pracowników). Kluczowym elementem jest odpowiednie udokumentowanie cateringu, co umożliwia uznanie wydatków na catering za koszty uzyskania przychodów.

Ważne jest również zachowanie zasad odliczenia wynikających z regulacji prawnych i interpretacji podatkowych. Oto co musisz zrobić, jeśli chcesz ująć catering w kosztach i chcesz to zrobić legalnie.

Działać zgodnie z przepisami prawa podatkowego

• Nie może to być wydatek o charakterze osobistym; musi być elementem prowadzenia działalności.
• Powinien być związany z osiąganiem przychodu lub jego zabezpieczeniem.
• Koszt diety pudełkowej musi być uzasadniony i udokumentowany, np. faktura na firmę.

Brać pod uwagę bieżące interpretacje podatkowe

• W większości przypadków fiskus uznaje, że catering nie jest wydatkiem firmowym, tylko osobistym.
• Wyjątki? Są zawsze, ale warto przygotować sobie solidne argumenty, jak np. związek z działalnością oraz stosowne dokumenty, np. publikacje, promocje.

Jak odliczyć wydatki na catering?

• Zamawiaj zbilansowane posiłki na firmę i zawsze bierz fakturę z danymi firmy.
• Opisz wydatki w ewidencji, np. catering dla pracowników jako benefit.
• Zachowaj niezbędne dokumenty (na wypadek kontroli).

Jakie są ograniczenia dotyczące wliczania cateringu dietetycznego w koszty dla właścicieli jednoosobowej działalności gospodarczej?

Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą spotykają się ze ściśle określonymi ograniczeniami – dotyczą one wliczania cateringu dietetycznego w koszty.

Co to oznacza? Właściciel firmy nie może wrzucić wydatków na catering w koszty, jeśli sam jest ich beneficjentem. Działa to na zasadzie brak związku z przychodem = brak kosztu. Jeśli nie można udowodnić, że dieta pudełkowa ma związek z działalnością firmy, wówczas fiskus może uznać taki koszt za prywatny, a nie firmowy.

Nawet jeśli pracujesz dużo, nie masz czasu gotować i zamawiasz catering, żeby zdrowo się odżywiać – to nadal nie jest powód, który pozwala odliczyć taki wydatek od podatku.

Ale! Warto zwrócić uwagę na indywidualne interpretacje podatkowe oraz lokalne regulacje prawne, aby uniknąć problemów z kontrolą fiskusa, bo kto chciałby je mieć? Wówczas nawet najlepsza dieta antystresowa może nie pomóc.